Hoe een raad van bestuur of algemene vergadering houden in tijden van social distancing?

De maatregelen die de overheid neemt om de verspreiding van het coronavirus in te dijken hebben een disruptieve invloed op ons dagelijks leven en onze economie. De overheid verplicht ons tot ‘social distancing’ waarbij elk fysiek contact met anderen dan gezinsleden moet worden vermeden.

Doordat elkeen nu op minimaal anderhalve meter afstand moet blijven van elkaar is het voor vele bedrijven bijzonder moeilijk, zo niet onmogelijk om nog operationeel actief te blijven.  Zelfs de meest elementaire zaken zoals het houden van een bestuursvergadering of een aandeelhoudersvergadering worden hierdoor quasi onmogelijk.

In deze bijdrage willen we een kort en bondig de mogelijkheden schetsen hoe in deze uitdagende tijden alsnog op juridisch geldige wijze besluiten kunnen worden genomen door de raad van bestuur en de algemene vergadering van aandeelhouders.

1        Schriftelijke Besluitvorming

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (“WVV”) staat toe dat de algemene vergadering van aandeelhouders en de raad van bestuur op schriftelijke wijze wordt gehouden.

Dit betekent concreet dat de vennootschap notulen kan laten circuleren waarin er voor elke beslissing die dient te worden genomen er minstens één ontwerp (of meerdere ingeval van multiple choice) van besluit is opgenomen. Deze notulen worden verstuurd naar alle aandeelhouders/ bestuurders, samen met alle andere stukken die nuttig en/of wettelijk vereist zijn om een geïnformeerde beslissing te kunnen nemen.

Schriftelijke besluiten zijn evenwel maar geldig wanneer ze met eenparigheid van stemmen worden aangenomen en door alle aandeelhouders of bestuurders zijn ondertekend.

1.1    Algemene vergadering van aandeelhouders

De algemene vergadering kan eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen waarvoor zij als orgaan bevoegd is, met uitzondering van de besluiten die in een notariële akte moeten worden vastgesteld (o.a. statutenwijzigingen, kapitaalverhogingen, edm).

Aangezien bij schriftelijke besluitvorming de vergadering niet fysiek bijeen komt dienen de oproepingsformaliteiten niet te worden nageleefd.

1.2    Raad van bestuur

De raad van bestuur kan eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen waarvoor zij als orgaan bevoegd is, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid hebben uitgesloten.

Sinds de invoering van het nieuw WVV, kan de raad van bestuur van de BV (de vroegere BVBA) nu ook van deze regeling gebruik maken.  Waar voorheen nog hoogdringendheid vereist was en schriftelijk besluitvorming sowieso niet toegelaten was voor de vaststelling van de jaarrekeningen, is dit onder het nieuwe WVV nu altijd mogelijk.

Ook hier dienen de oproepingsformaliteiten niet te worden nageleefd.

De procedure van schriftelijke besluitvorming verhindert niet dat aandeelhouders of bestuurders bepaalde opmerkingen kunnen laten opnemen in de notulen (meestal ter verduidelijking van hun standpunt) maar dergelijke opmerkingen mogen evenwel niet als effect hebben dat de unanieme goedkeuring op zich in vraag kan worden gesteld.

2        Besluitvorming op afstand

2.1    Algemene vergadering

De houders van aandelen, converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten en certificaten kunnen op afstand deelnemen aan de algemene vergadering door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel indien de volgende voorwaarden vervuld zijn:

  1. de statuten voorzien in de mogelijkheid van deelname op afstand en zetten de wijze van deelname op afstand uiteen;
  2. de identiteit en hoedanigheid van de effectenhouder moet gecontroleerd kunnen worden met het gebruikte elektronisch communicatiemiddel;
  3. het gebruikte elektronisch communicatiemiddel moet de effectenhouder minstens in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en, wat de aandeelhouders betreft, om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken; en
  4. de oproeping tot de algemene vergadering moet een heldere en nauwkeurige beschrijving omvatten van de statutaire of krachtens de statuten vastgestelde procedures met betrekking tot de deelname op afstand.

Wanneer er zich technische problemen of incidenten voordoen die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming beletten of verstoren, moeten de notulen dit vermelden. Bij belet voor deelname moeten de namen van diegene die niet aan de vergadering hebben kunnen deelnemen worden vermeld. De aard van de verstoring dient ook steeds te worden vermeld.

Het WVV stelt een elektronisch deelname gelijk met een fysieke deelname. De effectenhouders die elektronisch deelnemen aan de algemene vergadering worden dan ook meegeteld bij de berekening van het aanwezigheids- en meerderheidsquorum.

Het WVV bepaalt echter dat de leden van het bureau van de algemene vergadering, het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering kunnen deelnemen.

Een pragmatische oplossing kan erin bestaan dat (a) de algemene vergadering bijkomend en expliciet beslist om géén bureau aan te stellen en (b) de bestuurders en commissaris schriftelijk en op voorhand verzaken aan de oproeping tot en de deelname aan de algemene vergadering.

Deze oplossing is o.i. een lapmiddel dat kan gebruikt worden in deze uitzonderlijke tijden, maar dat niet kan verglijden tot het nieuwe normaal. Uit de voorbereidende werken blijkt immers dat de wetgever er steeds is van uitgegaan dat er altijd een fysieke algemene vergadering dient plaats te vinden, maar dat er aan de effectenhouders een mogelijkheid moet kunnen worden geboden om deze van op afstand te volgen en specifiek aan de aandeelhouders de mogelijkheid om deel te nemen aan de beraadslaging en stemming zelf.

Niettegenstaande de wettelijke mogelijk om een vergadering op afstand te organiseren, is het momenteel in de praktijk evenwel nog niet altijd mogelijk of evident (gelet op de gebruikte techniek, het aantal deelnemers, etc.) om de identiteit van alle deelnemers te controleren en/of om hen actief te laten deelnemen aan de vergadering en de stemming. Een ‘hybride’ alternatief kan erin bestaan om alle effectenhouders de mogelijkheid te bieden de vergadering op afstand te volgen maar hen uit te nodigen om hun stem voorafgaand aan de vergadering uit te brengen (per post of via de vennootschapswebsite).

2.2    Raad van bestuur

De deelname op afstand aan de raad van bestuur is niet wettelijk geregeld.

De wet lijkt echter een deelname op afstand/elektronische deelname aan de raad van bestuur niet te verbieden. In zoverre de statuten zich hieromtrent niet expliciet tegen verzetten, lijkt een deelname op afstand aan de raad van bestuur dan ook geen enkel probleem te stellen.

Vergaderingen van de raad van bestuur via online tele- en/of videocommunicatie tools (o.a. Skype, Microsoft Teams, Zoom, FaceTime,… ) dewelke een effectieve vergadering tussen de betrokken personen mogelijk maken, kunnen in deze uitzonderlijke tijden een uitkomst bieden.

3        Stemmen op afstand voorafgaand aan de algemene vergadering

Het WVV voorziet ook in de mogelijkheid om onder bepaalde voorwaarden voorafgaand aan de algemene vergadering schriftelijk, via de vennootschapswebsite of elektronisch te stemmen.

4        Volmachten

Volledigheidshalve merken we op dat het gebruik van volmachten ook een uitkomst kan bieden om het aantal fysiek aanwezige personen (drastisch) te reduceren op de vergadering.

4.1    Algemene vergadering

Het WVV staat een aandeelhouder toe om zich te laten vertegenwoordigen door een natuurlijk persoon of een rechtspersoon op de algemene vergadering, tenzij de statuten deze mogelijkheid op enige wijze zou hebben beperkt.

Tenzij de statuten anders bepalen kan er dus in principe zowel een volmacht worden gegeven aan een andere aandeelhouder als aan een niet-aandeelhouder.

4.2    Raad van bestuur

Omwille van het intuitu personae-karkater van het bestuursmandaat kan een bestuurder zich op de raad van bestuur enkel middels een volmacht laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder van de vennootschap. Ook hier kunnen de statuten van de algemene regel afwijken en beperkingen opleggen of deze mogelijkheid zelfs volledig uitsluiten.

Wij raden aan om ook altijd de statuten nog eens na te lezen en na te gaan of er in de statuten geen beperkingen zijn opgenomen aan de hierboven uiteengezette procedures.

Indien u uw statuten nog niet heeft aangepast aan het nieuwe WVV – wat niet ineens moet gebeuren, u heeft nog de tijd tot einde 2024 - dan is het raadzaam om deze problematiek ook ineens te regelen.

5        Versoepelde regeling n.a.v. nakend volmachtbesluit

De federale regering heeft van het federaal parlement op 27 maart 2020 de volmacht gekregen waarmee zij tijdelijk de regels i.v.m. het houden van een algemene vergadering van aandeelhouders en een raad van bestuur kan versoepelen.

Naar verluid heeft Minister van Justitie Koen Geens ondertussen reeds een regeling uitgewerkt die binnenkort in werking zal treden.

5.1    twee bijkomende opties

Het voorstel van regeling zou voorzien in de twee bijkomende opties voor de algemene vergadering:

  1. de algemene vergadering kan op afstand plaatsvinden, en
  2. de algemene vergadering kan worden uitgesteld.

Het volmachtbesluit zou aan het bestuursorgaan de bevoegdheid verlenen om te beslissen dat de aandeelhouders uitsluitend op afstand mogen deelnemen aan de algemene vergadering. Het bestuursorgaan kan deze procedure eventueel combineren met de mogelijkheid tot stemmen bij volmacht, waarbij uitsluitend een door het bestuursorgaan aangestelde persoon als volmachthouder kan optreden. Op deze manier wordt vermeden dat aandeelhouders zich op de algemene vergadering zouden presenteren.

Het volmachtbesluit zou daarnaast toelaten dat de algemene vergadering wordt uitgesteld met maximaal 10 weken, m.n. tot wanneer de situatie (hopelijk) opnieuw genormaliseerd is.  Deze optie is ook mogelijk wanneer de algemene vergadering reeds bijeen is geroepen op voorwaarde dat de aandeelhouders daarover correct worden geïnformeerd.

5.2    specifieke regeling inzake volmachten

Het volmachtbesluit zou geen aanpassingen aanbrengen aan de procedure van schriftelijke besluitvorming.  Voor beslissingen die voor de notaris moeten worden genomen, kan één lid van het bestuursorgaan of een door het bestuursorgaan aangesteld persoon samen met de notaris fysiek vergaderen. De overige leden van het bestuursorgaan kunnen aan de vergadering deelnemen via een elektronisch communicatiemiddel.

Deze regeling zou van toepassing worden op alle algemene vergaderingen die voor 19 april 2020 zijn of moeten worden bijeengeroepen.

 

Indien u vragen heeft in dit verband, aarzel niet om contact op te nemen.

Gepubliceerd in: Juridisch nieuws